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Key-Performance-Indikatoren (KPI)

Key-Performance-Indikatoren (KPI) beleuchten die wichtigsten Erfolgsfaktoren und Performance-Maßstäbe eines Unternehmens und sind daher essenziell für die Unternehmenssteuerung.

Key-Performance-Indikatoren –  MSE GmbH – Management-System-Experts

Die sorgfältige Implementierung von Key-Performance-Indikatoren ist Grundvoraussetzung für die beiden folgenden, ganz wesentlichen Aspekte

  • Steigerung der Performance einer Organisation
  • Messung der strategischen Zielerreichung

Key-Performance-Indikatoren setzen an den kritischen Erfolgsfaktoren einer Organisation an und entfalten Steuerungswirkung in der gesamten Organisation. Damit ermöglichen sie es einer Organisation, bei der Erreichung ihrer Schlüsselziele voranzukommen.

KPI geben dem Unternehmen frühzeitig Hinweise, wenn für die Performance wichtige Aspekte aus dem Ruder laufen.

Aufbau eines KPI-Systems

Mit Key-Performance-Indikatoren werden die kritischen Erfolgsfaktoren einer Organisation gemessen. Dabei gibt es sowohl kritische Erfolgsfaktoren, die generell für Organisationen einer bestimmten Art von Bedeutung sind, als auch solche, die sehr organisationsspezifisch sind.

Entscheidend ist, dass KPI weniger kurzfristig als langfristig strategisch relevant sind. Die Anzahl der KPI hängt von der Größe und Komplexität einer Organisation ab. In jedem Fall dürfen KPI kein Datengrab darstellen, sondern müssen aktives Management von Ergebnissen zur Folge haben - im Sinne von geschlossenen PDCA-Zyklen. In vielen Organisationen ist Gewinnung von Steuerungsmaßnahmen aus KPI nicht ausreichend organisiert.

Identifikation von kritischen Erfolgsfaktoren

Kritische Erfolgsfaktoren werden in einem kombinierten Top-down- und Bottom-up-Ansatz ermittelt. Grundlage dazu sind die Ziele und Prozesse einer Organisation.

Ziele (grundlegende Unternehmensziele, strategische Ziele)

Ausgangspunkt für die Top-down-Identifikation von Erfolgsfaktoren sind die übergeordneten Ziele einer Organisation. Diese gehen aus einer wohl formulierten Strategie sowie aus klar formulierten grundlegenden Unternehmenszielen hervor. Auf der Grundlage dieser Ziele werden über eine Wirkungszusammenhangslogik kritische Erfolgsfaktoren als wesentliche Stellhebel für die Performance der Organisation identifiziert. Dabei werden, falls vorhanden, insbesondere auch die Ziele einer Balanced Scorecard (BSC) berücksichtigt.

Prozesse (Kernprozesse, Unterstützungsprozesse, Managementprozesse)

Zu wichtigen Prozessen in der Organisation werden Erfolgsfaktoren für den effektiven und effizienten Ablauf identifiziert und ggf. aggregiert. Dies kann sowohl das Design der Prozesse als auch das Verhalten der Mitarbeiter betreffen. Es gilt dabei immer, Zeit, Kosten und Qualität zu optimieren.

Verkettung der Kausalzusammenhänge und Identifikation der kritischen Erfolgsfaktoren

Aus den top-down und bottom-up ermittelten Kausalzusammenhängen werden nun in einem kombinierten Ansatz die kritischen Erfolgsfaktoren bestimmt. Zu diesen werden dann mögliche Key-Performance-Indikatoren (KPI) identifiziert. Ausschlaggebend sind dabei die Erfassbarkeit und die Aussagekraft. Häufig werden KPI durch einen mathematischen Zusammenhang aus einzelnen Teilindikatoren gebildet. Dabei werden Einzelinformationen auf Basis einer Wirkungszusammenhangsanalyse zu integrierten Steuerungsinformationen aggregiert.

Perspektiven von Key-Performance-Indikatoren

Um die Performance einer Organisation umfassend messen zu können, werden in einem ausgewogenen Maße KPI zu vier Perspektiven identifiziert. Dies entspricht dem Ansatz einer Balanced Scorecard. Es gilt, für die jeweilige Organisation die bedeutendsten KPI zu allen Perspektiven zu finden. Im Folgenden werden wichtige Beispiele zu den vier Perspektiven gegeben:

Finanzen (Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Kapitalmarkt)

In der Finanzperspektive gilt es insbesondere, die Rendite und die finanzielle Stabilität in der Organisation sowie ggf. wichtige Kennzahlen am Kapitalmarkt zu überwachen. Dazu gibt es verschiedene Arten von KPI, z. B.:

  • Ergebnisindikatoren
  • Rentabilitätsindikatoren
  • Liquiditätsindikatoren
  • Cash-Flow-Indikatoren
  • Kapitalmarktindikatoren

Key-Performance-Indikatoren der Finanzperspektive sind vor allem für das obere Management bzw. für die Geschäftsführung von Bedeutung.

Umfeld (Kunden, Marketing und Vertrieb, Stakeholder)

Ziel der Umfeldperspektive ist es vor allem, Kundenbeziehungen herzustellen und zu verbessern sowie den profitablen Umsatz zu steigern. Wichtig sind dazu insbesondere folgende Arten von KPI:

  • Kundenbeziehungsindikatoren
  • Preismanagementindikatoren
  • Break-even-Indikatoren
  • Marketingkommunikationsindikatoren
  • Marktindikatoren
  • Vertriebseffizienzindikatoren

Key-Performance-Indikatoren der Umfeldperspektive sind für das obere Management, CRM-Manager und Marketingmitarbeiter von Bedeutung.

Organisation (Strukturen, Systeme, Prozesse, Projekte, Tätigkeiten)

Übergeordnetes Ziel der Organisationsperspektive ist es, die Produktivität der Organisation zu erhöhen und die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu steigern. Zu beachten sind vor allem folgende Arten von KPI:

  • Qualitätscontrollingindikatoren
  • Prozesscontrollingindikatoren
  • Projektcontrollingindikatoren
  • Supply-Chain-Indikatoren
  • Kapazitätsmanagementindikatoren
  • Nachhaltigkeitsindikatoren

Key-Performance-Indikatoren der Organisationsperspektive sind für alle Mitarbeiter wichtig - sowohl für die Führungsebene als auch für die Ausführungsebene.

Potenzial (Mitarbeiter, Innovation)

Die Potenzialperspektive hat zum Ziel, Qualifikation und Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie deren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu steigern sowie innovative Produkte und Dienstleistungen auf den Markt zu bringen. Dazu werden insbesondere folgende Arten von KPI überwacht:

  • Personalkostenindikatoren
  • Personalcontrollingindikatoren
  • Personalentwicklungsindikatoren
  • Mitarbeiterverhaltensindikatoren
  • Innovationspotenzialindikatoren

Auch Key-Performance-Indikatoren der Potenzialperspektive sind für alle Mitarbeiter von Bedeutung.

Implementierung eines KPI-Systems in Ihrer Organisation

Wenn in Ihrem Unternehmen noch keine klaren strategischen Ziele definiert sind, führen wir zunächst einen Strategieworkshop mit Ihnen durch und formulieren gemeinsam strategische Ziele. Diese überführen wir in eine Balanced Scorecard und ordnen diesen Maßnahmen zur Zielerreichung zu. Darüber hinaus formulieren wir mit Ihnen ggf. die grundlegenden Unternehmensziele. Parallel dazu betrachten wir die wichtigen Prozesse in Ihrem Unternehmen und untersuchen mit Ihnen die Erfolgsfaktoren auf deren effektiven und effizienten Betrieb.

Auf dieser Grundlage analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Wirkungszusammenhänge und kritischen Erfolgsfaktoren und eruieren, wie die wichtigsten Stellhebel für den Erfolg Ihrer Organisation gemessen werden können.

Basierend auf diesen Informationen erstellen wir - ggf. über einen mathematischen Zusammenhang - Key-Performance-Indikatoren und ergänzen diese mit denjenigen allgemeinen KPI aus unserem Fundus, die für die Messung der allgemeinen Performance Ihrer Organisation am passendsten sind.

Falls gewünscht, führen wir auch die IT-gestützte Umsetzung von Key-Performance-Indikatoren in Ihrer Organisation in Form eines KPI-Dashboards durch.

Optional begleiten wir Sie bei der Überwachung der Indikatoren und bei der Wirksamkeitsbewertung der zugehörigen Performance-Steigerungsmaßnahmen.

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